2026: een voorbereidingsjaar voor duurzaamheidsrapportage in de logistieke sector

Duurzaamheidsrapportage ontwikkelt zich steeds meer tot een instrument waarmee organisaties inzicht krijgen in impact, risico’s en kansen. Voor logistieke organisaties is dit extra relevant, omdat duurzaamheidsdata vaak verspreid is over verschillende systemen, vervoerders en landen. Een voorbereidingsjaar maakt het mogelijk processen, data en governance te testen en te verbeteren voordat formele verplichtingen ingaan.

 Uitstel en aangepaste rapportagevereisten

De regelgeving rondom duurzaamheidsrapportage blijft in beweging. De belangrijkste ontwikkelingen zijn:

• De CSRD-rapportageverplichting is voor bepaalde organisaties met twee jaar uitgesteld.
• EFRAG heeft concepten voor vereenvoudigde European Sustainability Reporting Standards (ESRS) ingediend bij de Europese Commissie.
• De groep bedrijven die onder de CSRD valt, is kleiner geworden.

Hoewel niet alle onderdelen definitief zijn vastgesteld, bieden de conceptstandaarden al voldoende richting om voorbereidingen te starten. Voor logistieke organisaties met complexe waardeketens en internationale activiteiten kan een vroege start helpen om processen tijdig in te richten en ruimte te creëren voor eventuele aanpassingen.

 Welke bedrijven moeten voldoen aan de CSRD?

1. Beursgenoteerde bedrijven rapporteren al vanaf verslagjaar 2024.
2. Grote ondernemingen zonder OOB-status met meer dan 1.000 werknemers én meer dan €450 miljoen omzet rapporteren vanaf kalenderjaar 2028 (boekjaar 2027).
3. Niet-Europese bedrijven met meer dan €450 miljoen omzet binnen de EU en substantiële activiteiten in Europa vallen eveneens onder de richtlijn.
4. Kleinere mkb-organisaties kunnen vrijwillig rapporteren volgens de VSME-richtlijnen.

Wat is een voorbereidingsjaar?

Een voorbereidingsjaar is een periode waarin organisaties vrijwillig rapporteren volgens het CSRD-kader, zonder formele auditverplichting. Het biedt ruimte om processen, datastromen en governance op te zetten en te testen.

Voor logistieke bedrijven kan dit onder meer betrekking hebben op:

• Registratie van brandstofverbruik en transportemissies (Scope 1, 2 en 3),
• Inzicht in arbeidsomstandigheden,
• Inrichting van governance rond wagenparkbeheer en duurzame inkoop.

Veel organisaties hebben de afgelopen periode vooral geïnvesteerd in duurzaamheidsinitiatieven zelf, zoals klimaatdoelstellingen, verduurzaming van het wagenpark of opleidingen voor medewerkers. Een voorbereidingsjaar biedt ruimte om ook de rapportageprocessen structureel op te zetten.

De strategische voordelen

Een voorbereidingsjaar draait niet uitsluitend om toekomstige naleving van wet- en regelgeving. Het proces levert ook directe inzichten op die organisaties kunnen gebruiken voor strategische besluitvorming. Juist in de logistieke sector, waar marges, operationele efficiëntie en ketensamenwerking sterk met elkaar verbonden zijn, kan beter inzicht in duurzaamheidsthema’s leiden tot concrete verbeteringen in bedrijfsvoering en risicobeheersing.

1. Meer inzicht in risico’s en kansen

Een Dubbele Materialiteitsanalyse (DMA) maakt zichtbaar welke duurzaamheidsrisico’s en kansen materieel zijn. Voor logistieke organisaties kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• Brandstofafhankelijkheid
• CO₂-beprijzing en EU ETS-2
• Beschikbaarheid van personeel en chauffeurs
• Klimaatgerelateerde risico’s.

Vaak gaat het niet om een eerste analyse, maar om een actualisatie op basis van ontwikkelingen in de waardeketen en veranderende marktomstandigheden.

2. Meer grip op prioriteiten

Een transitierapport biedt ruimte om bewust keuzes te maken over welke onderwerpen prioriteit krijgen en welke onderdelen verder worden uitgewerkt. Daardoor ontstaat een duidelijke verhaallijn rond lange termijn waardecreatie en kunnen organisaties zich richten op thema’s die voor klanten en stakeholders steeds belangrijker worden.

3. Sterkere governance

Betrouwbare duurzaamheidsrapportage vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden, besluitvorming en documentatie.

Voor logistieke organisaties ondersteunt een sterke governance-structuur niet alleen het rapportageproces, maar ook bredere doelstellingen zoals:

• CO₂-reductie
• Elektrificatie
• Inzet van alternatieve brandstoffen
• Duurzame inkoop.

4. Verbetering van datakwaliteit

Duurzaamheidsdata blijkt in veel organisaties verspreid aanwezig te zijn en kost vaak veel tijd om te verzamelen.

In de logistiek speelt dit extra sterk vanwege de complexiteit van de operatie. Een voorbereidingsjaar kan worden gebruikt om:

• Datadefinities te harmoniseren
• Datastromen te structureren
• Systemen en tooling te testen
• Interne controles in te richten.

Dit wordt steeds belangrijker nu klanten vaker inzicht vragen in emissies per rit of per klant.

5. Tijdige afstemming met accountants

Een vrijwillig voorbereidingsjaar maakt het mogelijk om processen en documentatie zonder tijdsdruk te bespreken met accountants.

Hierdoor kunnen vraagstukken zoals Scope 3-emissies, HVO-verantwoording en sociale indicatoren vroegtijdig worden beoordeeld, waardoor verrassingen tijdens toekomstige assurance-trajecten kunnen worden beperkt.

Tips voor een transitierapport

Een transitierapport is bedoeld om ervaring op te doen met duurzaamheidsrapportage op een manier die aansluit bij de huidige volwassenheid van de organisatie. Het doel is niet om direct een volledig uitgewerkt eindproduct op te leveren, maar om processen te testen, inzicht op te bouwen en keuzes te maken over de toekomstige aanpak.

In de praktijk blijkt vaak dat het verzamelen van data, het afstemmen met stakeholders en het opzetten van interne processen meer tijd vraagt dan vooraf wordt verwacht. Een gefaseerde aanpak helpt daarom om focus aan te brengen en waardevolle ervaring op te bouwen.

1. Kies een duidelijke focus

Een praktische aanpak is de BAIT-structuur:

• Beleid
• Acties
• Indicatoren
• Targets

Hiermee ontstaat een consistente opbouw waarmee organisaties kunnen oefenen met de logica van de ESRS zonder direct alle vereisten volledig uit te werken.

Daarnaast kan gekozen worden voor een volledige uitwerking van specifieke thema’s, zoals klimaatverandering of werknemersbeleid. Door een beperkt aantal onderwerpen volledig te doorlopen ontstaat een realistischer beeld van de toekomstige inspanning, databehoefte en benodigde governance.

 2. Overweeg vereenvoudigde ESRS

Voor organisaties die hiervoor in aanmerking komen, kunnen vereenvoudigde ESRS een passende keuze zijn. Deze bevatten minder datapunten en maken het mogelijk om ervaring op te doen met de kernprincipes van rapportage zonder direct alle detailvereisten toe te passen.

Dit maakt het mogelijk om eerst te werken aan de basis: betrouwbare data, heldere processen en interne afstemming.

Wel is het belangrijk vooraf te bepalen welke standaarden daadwerkelijk voor de organisatie van toepassing zijn.

 3. Overweeg vrijwillige assurance

Vrijwillige assurance op geselecteerde onderdelen kan inzicht geven in mogelijke verbeterpunten in processen, documentatie en datakwaliteit.

Door specifieke onderdelen vroegtijdig te toetsen ontstaat meer interne consistentie en kunnen organisaties ervaring opbouwen met toekomstige assuranceprocessen. Daarnaast helpt dit om verwachtingen tussen organisatie en accountant eerder op elkaar af te stemmen.

Wil je meer achtergrond over het opbouwen van een consistente rapportagestructuur? Lees dan het whitepaper Van verslag naar vooruitgang.

 

Conclusie

Een voorbereidingsjaar kan logistieke organisaties helpen om duurzaamheidsrapportage gecontroleerd en stapsgewijs op te bouwen. Dit biedt onder meer:

• Beter inzicht in risico’s en kansen
• Sterkere governance en dataprocessen
• Een betere voorbereiding op assurance
• Meer transparantie richting stakeholders.

 

Lees ook hoe logistiek dienstverlener Boekestijn Transport een Dubbele Materialiteitsanalyse heeft toegepast